Wielkość ścinków, bezpieczne pojemniki i inne kwestie, o których należy wiedzieć, decydując się na niszczenie dokumentów firmowych

Mogłoby się wydawać, że w niszczeniu dokumentów nie ma wielkiej filozofii. Osoby, które nie prowadzą firmy, a z niszczeniem akt mają do czynienia tylko, gdy trzeba pozbyć się kilku zawadzających w mieszkaniu kartek papieru, mogą nie zdawać sobie sprawy, jak ważny jest to proces dla biznesów. Przedsiębiorstwa starają się poszukiwać najbardziej efektywnych sposobów na to, żeby zażegnać problem zdezaktualizowanej dokumentacji. Podjęte na tym polu decyzje muszą brać pod uwagę takie kwestie jak:

  • czas poświęcony na niszczenie dokumentacji;
  • koszt procesu;
  • uciążliwości, które wiążą się z niszczeniem akt;
  • bezpieczeństwo

Jak dużo czasu poświęcamy na niszczenie dokumentów?

Jeśli decydujemy się przeprowadzić takie działania w firmie, musimy pamiętać, że nawet nowoczesne niszczarki mają swoje ograniczenia. W dużych korporacjach nierzadko inwestuje się w potężne maszyny, które są w stanie zniszczyć kilkadziesiąt stron za jednym razem. Przedsiębiorca prowadzący firmę średniej wielkości może niechętnie odnosić się do tak dużej inwestycji. Jest to dość zrozumiałe – takie specjalistyczne warianty, które niszczą grube pliki kartek, kosztują sporo. Chętniej skłaniają się ku mniejszym niszczarkom, reklamowanym przez producentów jako rozwiązania idealne dla małej i średniej wielkości biznesu. Niezależnie od tego, na które urządzenie się zdecydujemy, niszczenie akt tą drogą pochłania czas. Chociaż może wydawać się na początku, że nie jest to długi proces, po zsumowaniu godzin naszej pracy, możemy być zaskoczeni. Korzystając z usług zewnętrznego usługodawcy jedyne, co musimy zrobić, to wykonać telefon i zamówić usługę. Specjaliści przyjadą, zostawią w naszym biurze pojemnik, który regularnie będziemy zapełniać, a następnie odbiorą go i przewiozą do instalacji niszczącej.

IIe kosztuje niszczenie dokumentów?

Nie chodzi jedynie o koszt związany z zakupem urządzeń. Chodzi również o koszt pracy. Ktoś w końcu musi włączyć niszczarkę, a następnie ją obsłużyć. Nawet w bardzo zaawansowanych urządzeniach pracownik będzie musiał poświęcić dużo czasu na zniszczenie akt, jeśli firma gromadzi zawrotne ilości dokumentacji. W praktyce oznacza to, że w tym samym czasie nie będzie mógł on wykonywać innych swoich obowiązków. Sytuacja, w której jakiś kluczowy dla działalności proces zostaje zaniedbany przez konieczność niszczenia akt, jest całkowicie dla przedsiębiorstwa nieopłacalna.

Co z uciążliwościami?

Niszczenie dokumentów w biurze to hałas, pył, a to z kolei idealny przepis na to, żeby rozproszyć pracowników i odciągnąć ich uwagę od wykonywanych obowiązków. Poza tym, jeśli w firmie jest sporo dokumentacji, konieczne będzie zaplanowanie całego procesu – przenoszenia dokumentów z archiwum do stanowiska, w którym ma odbyć się zniszczenie akt, a następnie regularnego opróżniania pojemnika ze ścinkami. Jeśli nie dysponujemy oddzielnym pomieszczeniem, takie działania mogą bardzo irytować osoby pracujące. Ten problem nie pojawia się, jeśli niszczenie przeprowadza wyspecjalizowana firma, taka jak np. Rhenus – jej usługi można znaleźć pod tym linkiem https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/

Niszczenie dokumentów a kwestie bezpieczeństwa

Chociaż o tym wspominamy na końcu, w rzeczywistości jest to najważniejsza kwestia. Jeśli decydujemy się niszczyć akta z pomocą biurowej niszczarki, zawsze istnieje ryzyko, że ktoś niepowołany dostanie się do takich materiałów i odtworzy dane osobowe naszych klientów, kontrahentów lub pozna firmowe tajemnice. Wyciek informacji może kosztować nas słono – nieprzestrzeganie RODO wiąże się z monstrualnymi karami. Jeśli szczególnie mocno zależy nam na kwestiach bezpieczeństwa, trudno o lepsze rozwiązanie, niż zdecydowanie się na pomoc profesjonalistów. Wykwalifikowane firmy dbają o to, żeby przewóz dokumentów odbywał się w odpowiednich warunkach. Cały proces konstruowany jest z uwzględnieniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, a ryzyko wycieku wrażliwych informacji spada do zera.

Wielkość ścinków, bezpieczne pojemniki i inne kwestie, o których należy wiedzieć, decydując się na niszczenie dokumentów firmowych
Rate this post

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *