Jakie są korzyści z przechowywania dokumentów w zewnętrznym archiwum

Przechowywanie dokumentów to obowiązek każdej firmy. Zewnętrzne archiwa wychodzą naprzeciw potrzebom przedsiębiorców. Dlaczego warto korzystać z usług takich profesjonalnych firm?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością spełnienia wielu obowiązków uregulowanych prawnie. Jednym z najważniejszych jest przechowywanie dokumentów związanych z firmą. Czas powinności ich gromadzenia może być różny w zależności od ich rodzaju. Okres ten sprecyzowany jest oczywiście w odpowiednich ustawach. Gromadzenie dokumentacji w należyty sposób jest niezwykle istotne nie tylko ze względu na wymogi i właściwą organizację, ale przede wszystkim na bezpieczeństwo zarówno działalności, jak i pracowników. Znajdują się w nich bowiem dane, które podlegają ochronie. Większość firm nie posiada profesjonalnej wiedzy z zakresu archiwizacji, a także nie dysponuje odpowiednią przestrzenią magazynową oraz wyposażeniem spełniającym wymogi. Z tego też powodu coraz więcej przedsiębiorców korzysta z usług firm zajmujących się zewnętrzną archiwizacją. Jakie atuty niesie ze sobą takie rozwiązanie?

Jak i dlaczego należy przechowywać dokumenty firmowe?

Proces przechowywania firmowych dokumentów następuje przede wszystkim z uwagi na konieczność ochrony wszelkich danych, w tym również tych osobowych. Gromadzenie dokumentacji jest niezbędne także na potrzeby przeprowadzenia ewentualnej kontroli przez organy weryfikujące zgodność prowadzenia działalności, z konkretnymi regulacjami prawnymi.

Miejsce, w którym przechowywane są wszelkie dokumenty, musi przede wszystkim zapewniać warunki gwarantujące pełne bezpieczeństwo. Według obowiązujących przepisów niektóre z dokumentacji należy zachować do ewentualnego wglądu nawet na kilka lat. Co więcej, wiele z tych danych stanowi treść tajną. W związku z tym archiwizacja powinna przebiegać w sposób, który uniemożliwi zniszczenie, zagubienie, czy też dostanie się w ręce osób nieupoważnionych tych właśnie treści.

Niezbędne jest, by miejsce służące za archiwum było odpowiednio zabezpieczone. W tym celu poleca się stosowanie systemów przeciwpożarowych, alarmów, a także monitoringu. Niestety, lecz organizacja i utrzymanie takiej przestrzeni wraz ze wszystkimi działaniami może generować bardzo duże wydatki. Najlepszym rozwiązaniem, z którego zresztą korzysta większość przedsiębiorców, jest współpraca z firmami zewnętrznymi oferującymi usługi z zakresu archiwizacji. Taki krok zapewni przechowanie wszystkich dokumentów w odpowiednio do tego przystosowanych warunkach.

Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym

Do zadań firm specjalizujących się w archiwizacji danych należy przede wszystkim usystematyzowane przechowanie wszelkich dokumentów. Czas składowania jest ściśle dostosowany do regulacji prawnych. Warto zaznaczyć, że są to usługi kompleksowe obejmujące szereg działań, mających na celu zapewnienie najlepszych warunków magazynowania. Obecnie na rynku pojawia się coraz więcej takich firm. Jedną najchętniej wybieranych jest natomiast Ekoakta, oferująca swym klientom optymalizację procesów przechowywania oraz pełne bezpieczeństwo danych. Zazwyczaj archiwizacja obejmuje działania takie jak:

  • bezpieczny transport dokumentacji do archiwum
  • sporządzenie ewidencji dokumentacji
  • bezpieczne przechowanie
  • bezpieczne niszczenie dokumentów po wymaganym czasie przechowywania
  • udostępnianie dokumentów
  • raportowanie wykonanych operacji.

Niewątpliwie jednym ze znaczących atutów takiej oferty jest pełne dostosowanie jej do rodzaju działalności gospodarczej. Dzięki temu usługa archiwizacji jest efektywna i funkcjonalna, a sam przedsiębiorca nie musi zajmować się formalnościami z nią związanymi.

Optymalizacja przestrzeni i lepszy dostęp do dokumentacji

Współpraca z firmami oferującymi profesjonalną archiwizację dokumentów ma wiele zalet. Przede wszystkim, dzięki przechowywaniu danych w archiwum zewnętrznym zyskać można dodatkową powierzchnię użytkową. Tym samym może zostać ona wykorzystana do zwiększenia wydajności firmy lub prowadzenia innych działań korzystnie wpływających na jej funkcjonowanie. Wiąże się z tym również minimalizacja kosztów. Co więcej, logistyczna systematyzacja zapewnia szybki i stały dostęp do dokumentacji, zarówno stacjonarnie, jak i online. Jest to niezwykle użyteczne przede wszystkim w przypadku przeprowadzania różnego rodzaju kontroli.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Zlecenie magazynowania dokumentacji firmie zewnętrznej daje pewność, że wszystkie dane przechowywane są w sposób prawidłowy, spełniający wszelkie regulowane prawnie wymogi. Ponadto gromadzenie niezbędnych dokumentów w taki właśnie sposób, uniemożliwia zgubienie ich, co mogłoby przynieść przykre konsekwencje.

Jedną z nadrzędnych korzyści przechowywania dokumentów w zewnętrznym archiwum, jest oczywiście bezpieczeństwo. Firmy takie dają bowiem pełną gwarancję ochrony dokumentacji. To niezwykle ważne, gdyż dzięki temu wszelkie zawarte w nich dane oraz informacje są zabezpieczone zarówno przed czynnikami zewnętrznymi mogącymi je uszkodzić, jak i kradzieżą, czy też wglądem przez osoby nieupoważnione.

Jakie są korzyści z przechowywania dokumentów w zewnętrznym archiwum
Rate this post

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *